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舉辦公關活動如何尋找場地

發布時間:2018/05/12
舉辦公關活動如何尋找場地

舉辦公關活動如何尋找場地?

 時間:2018年5月12日 ‖ 作者:華美傳媒 ‖ 標簽:年會創意

   企業需要舉辦一場公關活動,,必然也會有活動場地的需要,舉辦活動策劃選擇活動場地要考慮的要素主要考慮以下幾點:按照人數的規模,實地考察活動場地環境,以及客戶對場地的特殊需求。

1、依照人數規模(多少人或多少坪場地)向飯店或會議中心詢問可否訂位,通常會從地點比較方便的幾家開始詢問,如果沒有適合場地,才會去詢問其他地點,通常比較熱門的場地常常會先被預約,我們就只能排在waiting list,所以還會另外訂1-2家適合的場地作為備案。(所謂的waiting是指有人先訂了,但是沒有付錢,所以還有很大的機會排到),我們需要知道下列訊息:

A) 有哪幾間符合人數規模的場地可供預定或是waiting,各是幾坪,場地費一個時段多少錢(通常是早上、下午或晚上三個時段)。場地容納人數會依活動性質而不同,如果是記者會,通常擺4-6人圓桌,容納的人比較少、如果是研討會,擺教室型(即長條桌加椅子),容納的人數較多,若是演講,擺聽講型,僅擺講臺和椅子,可容納最多人。

B)提前進場布置需要加多少錢,很重要!(因為有時候如果場地布罝比較費工,下午的活動可能早上8 點場佈公司就要進場;早上活動前一晚要進場),通常飯店會打六折或更低。

C)其他設備是否加錢,加多少:投影機、投影幕、麥克風、擴大機及音響設備、拉電線(多少瓦)、舞臺板、若是國外來賓演講,場地有無即時口譯設備。

D)餐點場地是否提供,還是需要外叫、如何計價。

E)場地平面圖。

2、當客戶口頭上表示偏好后,我們會和飯店還有場佈公司約時間去實際看場地,以免平面圖的感覺和現場不同。

A)場地形狀是否適合舉辦活動,或場地該如何布置。

B)場地挑高:有些活動需要特別高的場地。

C)舞臺是否由場地提供,還是需要由外面場佈公司提供,提供的舞臺多大多高,舞臺擺在那邊。

D)投影幕擺在哪邊,可否移動,投影機是固定式的嗎?還是擺在桌子上?

E)燈光在什么位數量是否符合活動所需,還是由場佈公司外加燈(那就必須拉電線,通常場地方 會再另收一筆費用)

F)菜單內容,飯店通常一人份至少要300-400元,若非用餐時間,可只點實際人數的3/4份就好。 

G)是否提供免費的停車券(通常飯店自有停車場會提供數量不等的停車券),若無停車場,附近最近的停 車場在哪?

H)接待桌位提供幾個接待牌(從門口指引至活動場地)

3、特殊需求:有些活動需要進車子或樂器,所以可能需選在戶外幵放場地,或者是一樓,這就要費功夫尋找。

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